Lo sabes y yo lo sé: PowerPoint es aburrido.
¿Por qué? Porque en el momento en que nos sentamos a crear una presentación de PowerPoint, olvidamos todo lo que sabemos sobre el compromiso y la persuasión.
¿Cómo hacer que una presentación de PowerPoint sea interesante?
Comienza con la comprensión de que la atención es la única moneda que importa. Necesita captar la atención de su audiencia desde el momento en que comienza, y no puede dejarlo ir ni por un segundo.
Afortunadamente, no es tan difícil como podrías pensar. Y en esta publicación, lo guiaré a través de 7 consejos de PowerPoint para hacer que sus presentaciones sean más efectivas, para que pueda desterrar las presentaciones aburridas para siempre.
Sugerencia de PowerPoint 1: Piense visualmente
El error número 1 más común en las presentaciones de PowerPoint, y la razón por la que son tan aburridas, es que las creamos para a nosotros en lugar de nuestra audiencia.
Y la tentación es real. Si tiene miedo de olvidar un punto importante, querrá poner cada palabra en su presentación de diapositivas.
Pero sus diapositivas de PowerPoint no son tarjetas de notas para mantener su presentación en el buen camino. No son para ti en absoluto. Son para tu audiencia.
Las diapositivas son un suplemento a su discurso, no un transcripción. Su trabajo es captar la atención de sus espectadores y aclarar sus puntos. Y para hacer eso, necesita crear una presentación de diapositivas que sea visual, no textual.
Aquí le mostramos cómo hacer que su presentación de PowerPoint sea más visual:
Usa el texto con moderación. Puede tener una diapositiva con solo 1 palabra o sin palabras. Después de todo, menos es más con las presentaciones de PowerPoint.
Sea liberal con las imágenes y los gráficos. Úselos como ilustraciones para sus puntos principales o para agregar otra capa de significado a su mensaje. Y no tenga miedo de dejar que llenen la pantalla, sin palabras.
Use videos para el ritmo y la participación. Los videos son especialmente atractivos. Pueden captar la atención de las personas al comienzo de su presentación y volver a atraerlas después de una sección lenta o aburrida. También se pueden usar para hacer la transición de una parte de su presentación a una parte dramáticamente diferente, ya que crean una pausa natural.
No trates de ser lindo. Las imágenes deben apoyar su presentación. Y sí, pueden ser entretenidos, pero nunca deben distraer ni interferir con la legibilidad de las diapositivas. Evita a toda costa crear diapositivas como esta.:
Por supuesto, puede haber momentos en que las imágenes no funcionen, y eso está bien. En algunas cartas de venta de videos, por ejemplo, las palabras son tus imágenes.
Pero incluso en una presentación puramente basada en texto, debe pensar en cómo se ve. No ponga demasiadas palabras en una sola diapositiva. Proporcione mucho espacio en blanco. Dé a su audiencia solo un pensamiento a la vez, para que se mantengan comprometidos.
Consejo de PowerPoint 2: Piense en la Marca
Ya sea la marca de su empresa o su marca personal, desea tener un estilo reconocible.
Cuando las personas vean sus presentaciones, deben saber que son suyas, porque el color y el estilo gritan tú.
Apple es un buen ejemplo de esto. Son los maestros del “minimalismo distintivo”, y todo lo que hacen refleja eso.
Puede extraer 2 diapositivas cualquiera de sus presentaciones, a menudo incluso con años de diferencia, y todavía parece que pertenecen a la misma presentación.
Observe la sencillez característica de esta diapositiva de una antigua presentación de Steve Jobs.
Y aquí está Tim Cook años después. Las diapositivas son casi idénticas.
Pero, ¿cómo te aseguras de que estás creando tu propia presentación con una buena marca?
No copies los diseños de otras marcas. Su marca debe ser distintiva. Tus presentaciones también deberían serlo. Quédese con las fuentes, los colores y el estilo único de su marca.
Diseñe sus diapositivas para reflejar la personalidad de su marca. Si su marca es audaz, sea audaz en su diseño. Si su marca es discreta, vaya simple. El punto es mantenerse fiel a su propia apariencia de marca.
Consejo de PowerPoint 3: Cree un diseño de calidad
Para crear presentaciones reconocibles, debe desarrollar un diseño de alta calidad que pueda convertirse en su firma estilo.
Un buen diseño implica todo lo que hemos hablado hasta ahora. Incluye la forma en que te encuentras visualmente y las fuentes, los colores y la personalidad de tu marca. Pero también es estratégico, porque desea que el diseño de cada diapositiva se vea como tú.
Para hacer eso, debe decidir de antemano cómo va a manejar los diferentes elementos de diseño y luego mantenerse constante.
Por ejemplo, la presentación a continuación se podría diseñar de varias maneras. Podría tener un diseño tradicional, como este:
Aquí, el cuadro de texto principal de texto está en la parte superior de cada diapositiva, con un cuadro de texto secundario en la parte inferior. Las imágenes están centradas con un borde amarillo que evita que se desangren sobre el fondo azul.
Pero si su marca es más moderna, puede elegir un diseño más artístico, como este:
Ahora, ambos diseños pueden funcionar. Si bien la mayoría de los diseñadores estarían de acuerdo en que la segunda versión es “mejor”, en realidad, la elección correcta es la que se alinea con su marca y funciona con la información que presentará. Aquí, la imagen se coloca en el fondo y el texto se minimiza. Con este diseño, las diapositivas son más atractivas, menos predecibles.
Lo que es más importante es que cree un diseño de PowerPoint que sea atractivo para su audiencia. Entonces manténgase firme, no salte de un estilo a otro.
Y puedes hacerlo de varias maneras:
Usa el espacio en blanco a tu favor. El espacio en blanco es el espacio vacío entre los elementos de la página (o en este caso, la diapositiva). Evita que las cosas se sientan abarrotadas y lo ayuda a mantener a su audiencia enfocada en lo que importa. El espacio en blanco es tu amigo. Abrázalo.
Use transiciones animadas y multimedia con moderación. Las animaciones pueden ser elegantes o cursis, y exageradas, por lo general irritantes. Un uso efectivo de la animación es mostrar una oración o viñeta a la vez. Evite las transiciones chillonas que podrían distraer.
Las imágenes prediseñadas son casi siempre un no-no.
Por favor. No.
Mantenga su diseño simple. Cada diapositiva debe tener un solo punto focal.
Usa gifs con moderación. El movimiento llama la atención y los gifs se mueven sin parar. El problema es que pueden distraer a la gente de tu mensaje principal. Entonces, si usa gifs, no los deje mientras comparte información importante. Muéstrelos, luego pase a la siguiente diapositiva mientras habla.
Consejo de PowerPoint 4: use una plantilla
Una vez que haya elegido un buen diseño para su presentación, conviértalo en una plantilla. Luego, crea algunas variaciones para los diferentes tipos de información que presentarás, por ejemplo, un diseño para listas, otro para texto con una imagen y otro para gráficos.
Por ejemplo, esta presentación de Edureka! tiene 3 diseños principales que hacen que todo luzca uniforme.
Esta es la plantilla principal, que tiene texto encima y debajo de un gráfico:
Esta es la plantilla para introducir nuevos subtemas:
Y esta es la plantilla para discusiones, estudios de casos y ejemplos:
Las plantillas pueden hacer tu vida mucho más fácil. En lugar de reinventar la rueda cada vez que necesite crear una presentación, simplemente puede sacar su plantilla. Con el trabajo de diseño ya realizado, puede concentrarse en el contenido, por lo que está seguro de que su presentación será interesante.
Consejo de PowerPoint 5: Crear flujo
En una presentación fuerte, cada idea lleva a la siguiente. No debe haber “paradas” o transiciones incómodas. Eso es cierto para su discurso y para sus diapositivas de PowerPoint.
Cada diapositiva debe acercar a su audiencia a su diapositiva final o llamada a la acción.
Por supuesto, el flujo es nebuloso. Es difícil crearlo, pero fácil de detectar cuando falta. Si bien no hay muchas reglas estrictas para garantizar el flujo, hay varias cosas que puede hacer para que sea más fácil.
Conozca su objetivo. Es mucho más fácil llevar a la gente a un lugar cuando sabes cuál es ese lugar. Cada diapositiva debe acercar a su audiencia a su diapositiva final o llamada a la acción.
Edite el contenido para que se ajuste a su plantilla. No te apartes de tu plantilla. Si una imagen no encaja, edítela. Si su texto no cabe en la pantalla, divídalo y cree diapositivas adicionales. Para que una presentación de PowerPoint sea atractiva, debe abarcar los límites de su plantilla.
Crear diapositivas de transición. Si necesita pasar sin problemas de un subtema a otro, cree diapositivas de transición para cerrar la brecha.
Consejo de PowerPoint 6: pruebe su hardware
Si está presentando en vivo, ya sea en un seminario web o en un evento, asegúrese de que su tecnología funcione.
No hay nada peor que disculparse con la audiencia durante 15 minutos porque su presentación de diapositivas no está cargada y lista. Tenga siempre un plan de respaldo.
Para presentaciones, tenga lista su computadora portátil o tableta. Asegúrate de que tu PowerPoint ya esté abierto, por si acaso.
Para webinars, haga algunos simulacros para asegurarse de que Internet y su hardware y software funcionen.
Sugerencia de PowerPoint n.º 7: use la vista de moderador
Por último, utilice la Vista de presentador de PowerPoint cuando entregue su presentación.
La Vista de moderador le permite ver la presentación completa, junto con las notas que se haya escrito a sí mismo, mientras que el público solo ve las diapositivas terminadas.
La vista de presentador de PowerPoint le permite ver las diapositivas finales ADEMÁS de las notas del presentador.
Si PowerPoint no le pide que seleccione Vista de presentador cuando inicia su presentación de diapositivas, puede encontrar la opción en la pestaña “Presentación de diapositivas”. Para encontrarlo después de haber comenzado la presentación de diapositivas, busque 3 puntos debajo de la vista de diapositiva principal; puede hacer clic en ellos para que aparezcan.
Use la Vista de presentador para escribir notas para usted mismo. Así es como puede evitar usar sus diapositivas como fichas. Agregue indicaciones, sugerencias sobre movimientos o gestos, o estadísticas y números específicos que no deseaba incluir en su diapositiva.
Mientras tanto, su audiencia solo ve las diapositivas fluyendo sin problemas, y usted parece un genio, sacando estadísticas y cifras aparentemente de la nada.
Abra la diapositiva correspondiente si alguien hace una pregunta. En muchos casos, las preguntas se relacionan con una de las diapositivas de su presentación. Cuando eso suceda, busque la diapositiva en la Vista de presentador antes de ponerla en la pantalla, en lugar de obligar a su audiencia a mirar mientras hojea toda la pila.
Pensamientos finales
PowerPoint puede ser tu mejor amigo o tu peor enemigo. Tanta gente lo usa mal que es casi sinónimo de aburrido.
De hecho, incluso hay un partido político enfocado en eliminar PowerPoint de las presentaciones comerciales.
Pero no tiene por qué ser así.
Con un poco de reflexión y tiempo, puede hacer presentaciones de PowerPoint efectivas que atraigan la atención de su audiencia.
Haga de PowerPoint su amigo: manténgalo simple. Manténgalo enfocado. Mantenlo visual. Y la gente estará emocionada de que usted sea el que dé la próxima presentación.